Khi bác sĩ và hợp đồng dùng hai ngôn ngữ khác nhau

Một hồ sơ bồi thường bị kéo dài hàng tháng thường không phải vì bệnh không đủ điều kiện mà vì giấy tờ không nói đúng thứ mà hợp đồng cần nghe.

Vì sao có khoảng cách này

• Bác sĩ ghi để phục vụ việc điều trị.
• Họ không có nghĩa vụ biết yêu cầu của hợp đồng bạn.
• Cách ghi trong bệnh án theo chuẩn chuyên môn.
• Hợp đồng dùng định nghĩa riêng của nó.
• Hai bên không tự nối với nhau được.

Người duy nhất có thể bắc cầu giữa hai bên là bạn, và điều đó bắt đầu bằng việc biết hợp đồng yêu cầu chứng minh cái gì.

Chuẩn bị trước khi gặp bác sĩ

• Đọc lại phần định nghĩa trong hợp đồng.
• Ghi ra những gì cần được xác nhận.
• Mang theo mẫu giấy của công ty bảo hiểm nếu có.
• Hỏi trước bộ phận bồi thường xem cần những gì.
• Đưa danh sách đó cho bác sĩ.

Những chi tiết hay thiếu trong giấy tờ

• Ngày chẩn đoán xác định.
• Phương pháp đã dùng để xác định chẩn đoán.
• Giai đoạn cụ thể tại thời điểm chẩn đoán.
• Kết quả xét nghiệm cụ thể kèm đơn vị đo.
• Mô tả di chứng và thời gian tồn tại.
• Tiền sử liên quan.

Cách đề nghị bác sĩ

• Trình bày như một yêu cầu về giấy tờ chứ không phải về chẩn đoán.
• Nói rõ hợp đồng cần xác nhận điều gì.
• Không đề nghị họ ghi điều không đúng sự thật.
• Cho họ thời gian, đừng đòi ngay.
• Hỏi bộ phận nào của bệnh viện xử lý loại giấy tờ này.

Dòng thứ ba là ranh giới tuyệt đối: đề nghị ghi sai sự thật gây hậu quả pháp lý cho cả bạn lẫn bác sĩ và có thể làm mất toàn bộ quyền lợi.

Khi thuật ngữ không khớp

• Cùng một tình trạng có thể được gọi bằng nhiều tên.
• Hợp đồng dùng một tên cụ thể.
• Xin bác sĩ ghi rõ tình trạng kèm mô tả đối chiếu được.
• Hoặc xin họ xác nhận rằng đó là cùng một tình trạng.
• Điều này giải quyết được phần lớn tranh cãi về câu chữ.

Khi công ty yêu cầu bổ sung

• Hỏi rõ họ cần chính xác điều gì.
• Xin yêu cầu bằng văn bản.
• Đưa văn bản đó cho bác sĩ.
• Điều này nhanh hơn nhiều so với truyền đạt miệng.
• Giữ bản sao mọi thứ đã nộp.

Nộp bản sao, giữ bản gốc

• Giữ bản gốc mọi giấy tờ y tế.
• Nộp bản sao có công chứng nếu được chấp nhận.
• Hỏi trước công ty yêu cầu loại nào.
• Ghi lại đã nộp những gì và ngày nào.

Bản gốc có thể cần cho nhiều mục đích khác về sau, và xin lại từ bệnh viện sau vài năm thường khó hơn nhiều.

Khi bác sĩ không sẵn sàng

• Đôi khi vì quá tải chứ không phải vì không muốn.
• Hỏi qua bộ phận hành chính của bệnh viện.
• Hỏi xem có bác sĩ khác trong nhóm điều trị giúp được không.
• Đặt lịch hẹn riêng cho việc giấy tờ.
• Kiên trì nhưng lịch sự.

Giữ liên hệ giữa hai bên

• Đề nghị công ty liên hệ trực tiếp với bệnh viện nếu được.
• Cung cấp uỷ quyền nếu cần.
• Điều đó giảm bớt việc bạn phải chạy đi chạy lại.
• Nhưng vẫn theo dõi tiến độ.
• Ghi lại mọi mốc thời gian.

Khi điều trị ở nhiều nơi khác nhau

• Hồ sơ nằm rải rác ở nhiều cơ sở.
• Bạn phải tự gom lại thành một bộ.
• Xin bản sao ở từng nơi ngay khi điều trị xong.
• Sắp xếp theo thời gian chứ không theo nơi khám.
• Một dòng thời gian tổng hợp giúp người xét hiểu nhanh.

Hồ sơ rời rạc từ ba bốn cơ sở khác nhau khiến người xét duyệt phải tự ghép lại, và điều đó kéo dài thời gian xử lý đáng kể. Một trang tóm tắt diễn biến theo thời gian kèm theo bộ hồ sơ giải quyết được phần lớn điều này và thường được đánh giá cao.

Về việc uỷ quyền tiếp cận hồ sơ

• Công ty thường yêu cầu bạn ký uỷ quyền.
• Đọc kỹ phạm vi uỷ quyền.
• Hỏi họ sẽ tiếp cận những gì và trong khoảng thời gian nào.
• Đây là thủ tục bình thường nhưng vẫn nên đọc.

Trao đổi với bộ phận bồi thường

• Họ khác với tư vấn viên bán hàng.
• Họ là người thực sự xét hồ sơ của bạn.
• Hỏi thẳng họ cần những gì trước khi nộp.
• Xin danh sách giấy tờ bằng văn bản.
• Ghi lại tên người trao đổi và ngày.

Nhiều người chỉ liên hệ với tư vấn viên đã bán hợp đồng cho mình, trong khi người quyết định lại là bộ phận bồi thường. Liên hệ thẳng với họ ngay từ đầu giúp bạn biết chính xác yêu cầu và tránh nhiều vòng bổ sung giấy tờ.

Tóm lại

Hồ sơ bị kéo dài thường không phải vì bệnh không đủ điều kiện mà vì giấy tờ không nói đúng thứ hợp đồng cần nghe. Bạn là người duy nhất bắc cầu được giữa hai bên, và điều đó bắt đầu bằng việc biết hợp đồng yêu cầu chứng minh cái gì. Xin yêu cầu bổ sung bằng văn bản rồi đưa cho bác sĩ nhanh hơn nhiều so với truyền đạt miệng. Và tuyệt đối không đề nghị ghi điều không đúng sự thật.

Câu hỏi thường gặp